Sempre recebo e-mails, comentários e mensagens de pessoas perguntando como eu faço para gerenciar a minha agenda que na visão da maioria parece que não deixa espaço para o lazer e convívio com a família. No artigo de hoje quero compartilhar as dicas simples de produtividade que utilizo para produzir mais com menos esforço. Não preciso dizer que as dicas a seguir se adequaram bem ao meu estilo de vida e que servem somente como base para que você crie suas próprias alternativas para ser mais produtivo. Espero que curta.
1. Elimine aquilo que desperdiça o seu tempo
No meu caso, eliminei reuniões presenciais, viagens, compromissos fora de hora além de trabalhos que não davam o melhor retorno financeiro. Muitas vezes focamos em coisas demais, pensando que elas produzem o melhor resultado, quando justamente é o contrário. Identifique aquilo que não dá retorno e elimine o mais rápido que puder.
2. Substitua os softwares gerenciadores de tempo pelo bloco de notas no celular
Para mim é a melhor forma de gerenciar o que eu vou fazer. Escrevo em um bloco de notas o que vou fazer naquele dia na sequência e quando começo o meu dia de trabalho sigo a risca aquilo que me determinei. Se ocorrer algum problema não programado, analiso se ele pode ser encaixado na minha agenda escolhendo o que fazer: executar, delegar ou programar. Nenhuma tarefa chega até as minhas mãos sem sair logo depois de ter chegado com uma resolução.
3. Mantenha um ritmo diário de tarefas
Me habituei muito bem com o fato de sempre fazer as mesmas coisas todos os dias. Desde a hora em que acordo até a hora de dormir, pelo menos durante os dias úteis da semana, faço as mesmas coisas. Isso não significa que eu não faça coisas diferentes nos meus dias, mas por exemplo, reservo um horário específico para escrever posts para cá. Esse horário vem logo depois de uma sequência de outras atividades que ocorrem sempre na mesma ordem. Algo do tipo: acordar, desjejum, treino, café da manhã, redes sociais, finanças, e-mails, post, clientes, etc…
4. Planeje o que vai fazer na semana, no domingo antes de se deitar
Costumo nomear as grandes metas da semana no domingo antes de me deitar, anotando, devidamente, é claro, no bloco de notas do meu celular, aquilo que eu tenho para fazer. Assim eu sei de forma bastante clara, o que tenho que tirar do meu caminho pouco antes da semana começar. É muito importante utilizar este momento antes de começar a semana de trabalho para ter essa visão, pois do contrário, a segunda-feira começa e quando você percebe é atropelado pela semana sem ter feito nada daquilo que gostaria de ter feito.
5. Deixe as pessoas mais próximas a você a par da sua agenda
Comunique o que você irá fazer na semana ou no dia para quem está mais perto de você, seja colaboradores, sócios ou mesmo membros da sua família se você trabalhar a partir de casa. É imprescindível que percebamos que as outras pessoas podem estar contando conosco em um determinado horário para alguma atividade e que podem ser surpreendidas quando dizemos que não podemos atendê-las. Pior, podemos nos sentir culpados por não tê-las comunicado a respeito da nossa agenda e acabar por romper com alguns dos nossos compromissos previamente agendados para lhes dar suporte.
6. Cobre-se, mas também relaxe
Gerenciar o tempo é uma atividade que requer aprendizado constante . Porém, não é nada saudável se cobrar em demasia e acabar estragando o processo de aprendizado por conta desta cobrança. A postura que eu adoto é de sempre estar aprendendo com o processo, ou seja, se algo não saiu como programado, procuro compreender o que estava errado no método que estava executando e não me culpar por não ter cumprido algo que pensei que iria cumprir. É dessa forma que semanalmente vou aprendendo alguns detalhes que ainda não tinha notado na organização do meu dia a dia para melhorar a minha performance.
É preciso também ter cuidado com a tendência de ao nos sentirmos pressionados por não termos concluído algumas coisas enfiar um monte de tarefas na nossa lista. Sou contrário a isso e faço justamente o oposto. Vou eliminando as coisas que me atrapalham ou não produzem tanto resultado para fazer bem somente 20% das coisas que trazem mais benefícios.
Utilize as estratégias acima como guia. Se cobre menos e relaxe. A vida é para aprendermos a viver melhor.
